（圖／取自網路)
黃明威是廣告人，也是團隊管理者，可以想像他每天必須處理許多大大小小的事，包含固定的行政工作、教育訓練、客戶服務等，偶爾也會有臨時的會議，或是老闆突然交代的事務；他表示，在接收工作任務的當下，他就會在腦海中衡量優先順序，橫軸是工作的緊急程度，縱軸則是重要程度，依照處理的優先順序可以分為：1. 緊急且重要、2. 重要但不急迫、3. 緊急但不重要、4. 不重要也不急迫。
「重要的事情必須要優先處理。」這是一個大家都知道的工作觀念，但很多人往往辦不到，因為人們經常以為時間有餘，或者盤算該項工作只要多少的時間就能完成，結果就犯了拖延的毛病，總要等到事到臨頭才加班趕工，不但導致工作品質變差，也可能連帶造成其他工作的負擔，形成惡性循環。不要把重要的事情變成緊急的事情！若有時間就先處理重要的事情，否則重要但不急的事情，久了也會變成又緊急又重要的事情，那就勢必要熬夜加班趕工了。
如何判斷事情的重要性呢？黃明威分享他個人的經驗給大家做參考：一項專案裡頭的許多細項工作中，其中百分之二十的工作占了整體工作百分之八十的決定性影響，因此就應該先把這舉足輕重的20％列為優先處理的事項。
另外，在搭配的使用工具上，黃明威會利用Outlook的「工作」功能，將工作事項依照處理優先順序分類為1、2、3、4，一來可以透過條列清楚的工作事項，有條不紊地一一消滅任務，二來可以隨時改變狀態，方便進度更新。此外，也最好能養成順手記錄工作行為與進度的習慣，在工作產生時最好就要有紀錄，否則一忙碌起來根本沒有時間去記錄。
有能力就有時間 沒能力先學找資源
工作管理、時間管理方法之外，必須回到工作最根本的問題是：你有沒有處理事情的能力及技巧？想要高效完成工作，第一要加強自己的核心能力，第二是要學會善用工具。
對廣告人而言，策略與企劃力最為重要，由於他們經常需要為客戶進行分析數據資料、做提案簡報，因此善加利用Microsoft Office套件，如Excel、PowerPoint等軟體就顯得很重要。他們的工作之一，是必須按月提供市場月報給客戶，內容包含上個月該類產品的廣告投資情形，以及競爭對手花了多少錢在哪些媒體管道，「這對很多人來講是很麻煩的事情，每個月都得重跑一次報表，再轉檔做成投影片簡報。但是我的做法跟其他人不同。我會用Excel做出一個框架，當資料跑出來的時候直接丟到框架裡面去，然後讓框架跟PowerPoint產生連動，所以只要Excel一完成，PowerPoint也跟著更新完成該資料檔案。」相較之下，這個方法只需要花費傳統方法二分之一的時間，而且也減少數據複製可能造成的失誤，「把反覆的工作簡單化，才有時間想策略。」他說。
另外，有時候花大量時間做數據蒐集分析，還不如直接打一通電話與客戶多做討論，反而更能了解客戶的核心訴求，進而判斷接下來要執行哪些工作，如此就可大量減少重覆往返的時間，「這些觀念在所有的行業都適用。」他說。
高EQ撐腰 突發狀況不亂陣腳
商品在市場行銷過程難免會有突發狀況，但當團隊遇到這些緊急的突發狀況時，還是很有可能因為經辦人員情緒慌亂或經驗不足，而導致事件無法被有效解決。作為公司的領導階層，黃明威表示，「特殊狀況就要用特殊的方式去處理，我們通常會先讓資深人員去判斷事情的情況、危急程度、要用什麼樣的資源去處理，通常會由我和客戶服務總監一起處理，」他接著說，「一定要先定調！」一旦確認事情的處理方式之後，就按照團隊分工去處理事情。
雖然這些突發狀況常常搞得服務團隊人仰馬翻，但是黃明威樂觀地認為，「透過我們對突發狀況的協助處理，反而可以在客戶面前展現我們的價值。」
面對突發狀況可以從容因應，事實上跟能不能控制情緒也很有關係，「作為一位專業人士就要有專業的表現，我是這樣期待自己，也經常這樣跟我的同事們提醒，我們面對客戶做的是專業性質的服務，不論工作是否順利、前一場會議被老闆罵、昨天跟女朋友吵架，都不應該影響到工作表現。」他強調，「很多主管雖然沒有明講，但其實工作情緒也是決定用人的關鍵。」
在高壓的廣告業下工作，黃明威卻應對自如，「熱情很重要，如果你對現在的工作沒有熱情，真的不要做這個行業。」他接著說，「對工作沒有期待、沒有一點溫度，說真的是不會有所成就的啦。你不如去找一個真正有感覺、會喜歡的工作，這樣你才不會引以為苦，還能夠去面對當中的酸甜苦辣，也才能夠把事情做好。」黃明威分享對廣告業的熱情。也許，這才是他能夠總結出高效工作的最終源頭。
【一零一傳媒／整理報導】
