(圖片擷取自網路)
「我不知道成功的關鍵，」Bill Cosby（影集《吹牛老爹》主角）說，「但是我知道，一但你嘗試取悅每一個人，那就會成為失敗的關鍵。」
對於今日多數的商務人士來說，這就是一個根本問題。他們希望帶給所有人全部的事情，結果就是把聽眾折磨一番，也讓簡報者的信譽掃地。
在你開始傳遞你的想法前、在你開始製作你的投影片前，甚至在你開始蒐集並篩選資訊前，先問問自己：誰會對我的想法說「Yes」或「No」？那才是你需要去取悅的人，那才是有關係的人。用行話來說，這個人就是簡報中的「決策者」，你的簡報最重要的就是要設計來解決這位決策者的問題。
這位決策者想從你身上得到什麼？答案是，你的簡報能否成為他問題的解方。
我們來定義一下「問題」。「我如何把所有的CD都放進口袋裡？」解方就是「iPod」；「我要怎麼樣才能扛著所有的暑期讀物隨處跑？」解方就是亞馬遜的電子書閱讀器Kindle。你的簡報是為了決策者的問題所提出的解方，這答案不需要像iPod這麼樣的繽紛耀眼，決策者只想知道，「我們今年還是可以達到目標嗎？」你的簡報正是要回答這個問題。
但是，萬一在你的聽眾中，有不只一位決策者呢？政客面對這樣的狀況時，和提供簡報的人一樣。舉例來說，當我為客戶做教育訓練時，每一個在房間中的參與者都是決策者──他們每個人都會對「這個簡報是否實用？」這個問題回答「是」、或者「不是」。你很幸運，你可以照著同樣的方法照做，你仍然可以問同一個問題，「我的簡報是不是決策者問題的解方？」
根據銷售量超過一千一百萬本的《The Book of Lists》一書，被人們認為「最害怕」的事情，就是當眾發言。死亡竟然排到第七名去。這意味著，大多數人寧可死，也不要對著群眾說話。
為什麼人們如此害怕公開演說？
整個循環，起始於你要進行簡報的前二、三天，你的頭腦開始自動幻想事情可能會出錯：忘了開場白、投影機壞掉了、聽眾認為你是個糟透了的講者……這份「恐懼清單」無止無境！
這些想像中的情況，會反應在你的身體上變成真正的狀況：心跳上升、手心冒汗和呼吸急促，看起來好像事情真的很危急，但其實什麼事也沒發生，你只是在「想像」而已──這就是問題所在。
你越想著事情會出錯，你的身體就越緊張；直到你的簡報結束後，你的身體才會開始平靜下來。
開始真正簡報前，有四個步驟可以減輕你的緊張。
第一個步驟──也是最重要的──就是準備和排練。不幸的是，多數人會跳過這一步以節省時間。排練得越多，就越不用擔心忘記細節；而擔心得越少，你就越不容易緊張。順帶一提，許多商務人士誤以為「排練」，就是先看看自己的簡報投影片。排練應該是要把正式上場做簡報時，要對聽眾講的話，照樣說出來。
排練至少要有五次：一次是對著自己、二到三次在值得信賴的同伴面前、最後兩次則是面對你的同事或團隊成員。每一次都試著找出一個可以改善的地方，並且在下一次排練前就改進。
第二個步驟，在你即將進行簡報的場地排練，事先熟悉那個空間。這樣的熟悉感可以降低你的緊張。
第三個步驟，「運動」可以幫助你舒緩一些腎上腺素。如果你是要在一間飯店進行簡報，你可以在一個小時前去游個泳、去健身房跑個步，如果你有上瑜珈課，可以運用瑜珈的呼吸法讓自己平靜下來。每次演講前，我都是這麼做。
最後一個步驟：了解你的緊張情緒何時達到高峰、何時開始減緩，如此你便可以開發出一套機制，更好地去處理這些緊張。多數人在簡報開始前二、三分鐘，緊張的情緒達到高峰，並且在簡報的頭二分鐘，維持這樣的緊張。
你可以試著把開場白寫下來、每次排練後都修改一遍開場，直到它聽起來很自然。這通常都要反覆練習十到十五次，直到你幾乎完全記住。我把簡報印出一份紙本，並且放在手邊邊。雖然你很可能沒有時間在簡報時去翻閱那些紙本，但是知道有這麼一份東西，會讓你比較不緊張。
下次你要簡報前，先試試看以上四個步驟，你不只不會緊張，而且說不定會變成少數對簡報樂在其中的商務人士呢！
【101創業大小事/整理報導】
